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?檔案室內(nèi)檔案保護(hù)工作必須堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)。從檔案運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié)做起,,努力創(chuàng)造一個(gè)有利于檔案保護(hù)的小環(huán)境,,使檔案得到有效的保護(hù)。
一,、檔案的收集與整理
必須建立、健全嚴(yán)格的規(guī)章制度,,凡屬歸檔的文件材料,,~定要保持完整,做好乎時(shí)的收集工作,,做好文件的收發(fā)登記工作,,對(duì)技術(shù)檔案可隨時(shí)立卷、半年立卷、年終立卷,,盡量避免案卷的插卷或補(bǔ)卷,,減少檔案的機(jī)械磨損。
檔案的整理工作對(duì)維護(hù)檔案的完整與安全是十分重要的,。首先,,通過整理可以進(jìn)一步了解收集工作的質(zhì)量,并可根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)向文書立卷部門提出要求,。其次,,在整理過程中還可以對(duì)某些不符合歸檔要求的檔案材料進(jìn)行技術(shù)處理。如:對(duì)已破損的文件進(jìn)行裱糊,,對(duì)墨跡不符合要求的文件進(jìn)行復(fù)印,,對(duì)字跡不清的文件進(jìn)行重抄、注明等,。
二,、檔案的存放保管
檔案庫(kù)房是保管檔案基本的條件,庫(kù)房的好壞,,將直接影響著檔案保護(hù)工作的成效,,衡量檔案庫(kù)房的標(biāo)準(zhǔn),主要是看檔案庫(kù)房的防盜,、防火,、防熱、防潮,、防光,、防有害生物和有害氣體等方面是否達(dá)到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。
很多單位把潮濕的地下室或低矮的平房作為檔案庫(kù)房,,因?yàn)榈叵率沂芄饩€,、灰塵及有害氣體的影響較少,也比較安全,。關(guān)鍵是如何進(jìn)行防潮,,要采用去濕機(jī)進(jìn)行除濕,使庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度保持在一定范圍,。而低矮的平房做庫(kù)房,,既不安全,還容易造成檔案的發(fā)霉,、生蟲,,庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度忽高忽低,很不利于檔案的保護(hù),,難以達(dá)到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),。
有的檔案庫(kù)房的門窗未采取有效的防火,、防盜、隔熱等措施,,有的門窗密封不嚴(yán),,使庫(kù)房的溫度隨外界氣候的變化而變化,影響了檔案的壽命,。因此,,要想保持檔案庫(kù)房?jī)?nèi)適宜的溫濕度,檔案管理人員就必須每天按時(shí)觀察,,記錄庫(kù)房?jī)?nèi),、外溫濕度的變化情況,如果配備了空調(diào)設(shè)備,,則門窗的密閉一定要好,。如果沒有空調(diào)和去濕設(shè)備,則應(yīng)根據(jù)不同地區(qū)的氣候特點(diǎn),,適時(shí)進(jìn)行自然通風(fēng),,防止案卷的潮濕、發(fā)霉,,這樣才能緩解溫,、濕度對(duì)檔案庫(kù)房的不良影響。
三,、檔案的利用
檔案保管的目的在于利用,,隨著人們對(duì)檔案意識(shí)的不斷加強(qiáng),檔案的利用率也在提高,,但是在利用過程中卻發(fā)現(xiàn)由于一些利用者缺乏檔案保護(hù)的基本知識(shí),,對(duì)檔案造成不應(yīng)有的損壞,如折卷,、破裂,、斑痕及磨損等,為了降低人為因素對(duì)檔案的損毀,,既要保護(hù)它又要利用它,,必須編制多種檢索工具,提高文件的查準(zhǔn)率,,提供復(fù)印件,,編輯文件匯集,加強(qiáng)催退工作及借閱管理制度,,對(duì)造成文件損壞的必須進(jìn)行處理,。
四、檔案的鑒定
檔案在一定時(shí)期有著重要的歷史意義,,但經(jīng)過若干年后,,很多檔案已失去原有的價(jià)值,要對(duì)其進(jìn)行重新的鑒定,,所以說(shuō)鑒定是做好檔案工作的重要基礎(chǔ),。通過鑒定,對(duì)重要檔案實(shí)施重點(diǎn)保護(hù),,確定檔案的保存價(jià)值,。對(duì)已失去價(jià)值的檔案經(jīng)過審批鑒定后可進(jìn)行銷毀,從而減輕庫(kù)房壓力,,緩解檔案裝備少的緊張狀況,。
總之,檔案的保護(hù)工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期而又艱巨的任務(wù),,要通過各種綜合措施,,促使對(duì)檔案保護(hù)工作的高度重視,促進(jìn)檔案工作人員刻苦鉆研,、認(rèn)真負(fù)責(zé)地把檔案保護(hù)工作做好,,極大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命,從而更好地為社會(huì)主義各項(xiàng)工作服務(wù),。